Operational Processes Analyst | Analyste des processsus oprationnels

Job Title:

Operational Processes Analyst

Competition Number:

019-2026

Administrative unit:

Teaching and Learning Technologies

Immediate Supervisor:

Director, Teaching and Learning Technologies

Job Type:

Indeterminate (unionized)

Work Schedule:

35 hours per week

Vacancy:

1

Salary Scale :

Level ($ 79 412 $ to $ 101 305)

In this document, the masculine pronoun is used without discrimination and only for conciseness.

Saint Paul University (1848) is the founding college of the University of Ottawa, with which it has maintained an affiliation since 1965. Bilingual and on a human scale, it has more than 1,000 students; it offers programs in social communications, counselling and psychotherapy, canon law, public ethics, conflict studies, social innovation, leadership, ecology and equity, and theology.

Why choose Saint Paul University?

Working at Saint Paul University means working in an environment where collaboration, proximity and the opportunity to have a concrete impact are important. The University offers its staff an environment that promotes professional development, work-life balance which includes a four-day work week, as part of a regular 35-hour week for administrative staff, vacation, a pension plan and a group benefits program. Staff also benefit, subject to applicable conditions, from a tuition fee exemption for most programs offered by Saint Paul University and the University of Ottawa, promoting learning and professional development throughout their careers.

We are looking for people who want to share their expertise at the service of an organization on a human scale, while actively contributing to the development of their colleagues, the evolution of the University and the continuous improvement of our practices. At Saint Paul University, your expertise is recognized, your contribution is visible and your work will have a concrete impact.

Summary of duties

Under the supervision of the Director of the Teaching and Learning Technologies, the incumbent creates the necessary tools for the Teaching and Learning Technology Service\'s clients (uoCampus, Brightspace, Zoom and others) to align technology solutions with the University\'s operational objectives and needs. They analyze business operations and implements process improvements in support of multidisciplinary teams.

Key Fonctions

Business and Process Analysis

• Fully understand operational requirements so that they can be converted into technical specifications that will facilitate the development of new subsystems that closely match customer needs.
• Facilitate collaborative needs analysis workshops to collect, clarify and prioritize requirements associated with stakeholder requests (various departments and faculties of the University) regarding information processes and subsystems.
• Provide insight into decisions regarding the selection of new technology platforms to be implemented, while ensuring maximum added value and alignment with institutional priorities.
• Plan, prioritize and execute information subsystem implementation activities and maintain effective communication with stakeholders.

Data and Reporting Management

• Extract data from a variety of internal and external sources to prepare statistical and analytical reports in semantic form or synthetic, interactive dashboards that support decision-making.
• Examine data from the various information systems on a regular basis to identify gaps, inconsistencies and errors. Analyze the problems identified and their possible solutions. Make the necessary corrections.
• Actively promote good practices in data security and privacy, ensuring their integration into processes and technology platforms.
• Develop reporting structures and statistical methods for trend analysis and support the achievement of performance indicators. Verify the accuracy of data in the various information systems such as uoCampus and Brightspace, which impact admissions, enrolment, enrolment statement and BIU data, to ensure that the official statement accurately reflects reality.

Essays

• Design and execute test scenarios and integration tests to meet business and end-user needs, including leveraging Business Intelligence (BI) modules.

Documentation

• Prepare technical reports and user guides to document system development and assist users in the effective use of the systems in place.
• Maintain documentation of application functionality and the various transactions tested, recording information on different levels of errors; consolidate service requests, problem logs and system enhancements into successive releases for the operational area.

Training and Support

Train employees in the use of new systems or to follow new procedures, whether through information capsules, physical documents, face-to-face or video training or other appropriate means. Provide expert advice to clients on the use of systems. Handle a variety of special client requests, including uploading or extracting data and managing specialized systems.

Security Services

• Investigate security breaches, recommend corrective actions and security measures necessary to ensure data integrity.

Continuous improvement and change management

• Keep up with emerging technologies and contribute to the planning of continuous improvement initiatives of processes and information systems.
• Implement change resulting from the improvement of existing systems or the implementation of new information subsystems.
• Support the Operations Sector in the implementation of changes to existing procedures.

Education, Experience, Knowledge and Abilities

• University degree in computer science, management information systems or related field, or equivalent relevant experience
• A minimum of three (3) years of experience supporting the IT needs of business units
• Knowledge of Oracle\'s PeopleSoft Campus Solutions
• In-depth knowledge of the academic environment, its governance, school regulations and processes, and curricula
• Knowledge of IT principles and understanding of processes and business cycles
• Knowledge of project management methods and practices
• Knowledge of industry standards and best practices
• Knowledge of accounting principles to be able to align operational and financial needs
• Excellent understanding of database structures, theories, principles and practices
• Knowledge of computer security and access principles and best practices
• Analytics capabilities, to convert operational requirements into technical specifications
• Ability to lead multidisciplinary teams in the design of a data model
• Advanced interpersonal skills to be able to ask the right questions, interact with employees at different levels and deliver training in the most appropriate way
• Organizational skills, to be able to prioritize work and meet many strict deadlines
• Ability to simplify technical concepts
• Proactive ability to keep up with technological change
• Bilingualism - French and English (written and oral)

Interested candidates are requested to submit their online application to by October 2, 2026 at 11:59pm.

We thank all applicants for their interest in this position. We will be contacting only those candidates who have been chosen for the next step of the selection process.

We are committed to ensure employment equity and we encourage the participation of all Canadians. If your application is successful and you think you need accommodation during the selection process, please notify us. Your personal information is protected under the provisions of the Privacy Act.

Titre du poste :

Analyste des processus oprationnels

Numro de concours :

019-2026

Unit administrative :

Technologies de l'enseignement et de l'apprentissage

Suprieur immdiat :

Direction, Technologies de l'enseignement et de l'apprentissage

Type d'emploi :

Indtermin (syndiqu)

Horaire de travail :

35 heures par semaine

Postes combler :

1

chelle salariale :

Niveau 9 (79 412 $ 101 305 $)

Le masculin est utilis sans aucune discrimination et dans le seul but d'allger le texte.

L'Universit Saint-Paul (1848) est le collge fondateur de l'Universit d'Ottawa, avec laquelle elle maintient un lien de fdration depuis 1965. Bilingue et taille humaine, elle accueille plus de 1 000 tudiants et tudiantes et offre des programmes dans des domaines tels que les communications sociales, le counseling et la psychothrapie, le droit canonique, l'thique publique, les tudes de conflits, l'innovation sociale, le leadership, l'cologie et l'quit ainsi que la thologie.

Pourquoi choisir l'Universit Saint-Paul ?

Travailler l'Universit Saint-Paul, c'est faire partie d'une communaut universitaire taille humaine o la collaboration, la proximit et la possibilit d'avoir un impact concret occupent une place importante. L'Universit offre des conditions de travail favorisant l'quilibre entre la vie professionnelle et personnelle, notamment une semaine de travail de quatre jours dans le cadre d'un horaire rgulier de 35 heures par semaine pour le personnel administratif, des vacances, un rgime de retraite et un programme d'avantages sociaux. Le personnel bnficie galement, sous rserve des conditions applicables, d'une exemption des droits de scolarit pour la plupart des programmes offerts par l'Universit Saint-Paul et l'Universit d'Ottawa, favorisant ainsi l'apprentissage et le dveloppement professionnel tout au long de la carrire.

Nous recherchons des personnes qui souhaitent mettre leur expertise au service d'une communaut engage, contribuer au dveloppement de leurs collgues et participer activement l'volution de l'Universit et l'amlioration continue de ses pratiques. l'Universit Saint-Paul, votre expertise est reconnue, votre contribution est visible et votre travail aura un impact concret.

Rsum des fonctions

Sous la supervision du Directeur du Service des technologies de l'enseignement et de l'apprentissage, le titulaire du poste cre les outils ncessaires pour les clients du Service des technologies de l'enseignement et de l'apprentissage (uoCampus, Brightspace, Zoom et autres), afin d'arrimer les solutions technologiques aux objectifs et besoins oprationnels de l'Universit. Il analyse les oprations d'affaires et met en ?uvre des amliorations aux processus en appui des quipes multidisciplinaires.

Principales fonctions

Analyse d'affaires et des processus

• Comprendre fond les exigences oprationnelles pour pouvoir les convertir en spcifications techniques qui faciliteront le dveloppement de nouveaux sous-systmes correspondant troitement aux besoins des clients.
• Faciliter des ateliers collaboratifs d'analyse des besoins afin de recueillir, clarifier et prioriser des exigences associes aux demandes des parties prenantes (divers services et facults de l'Universit) au sujet des processus et des sous-systmes d'information.
• clairer les dcisions relatives au choix des nouvelles plateformes technologiques dployer en apportant une expertise analytique et technique et en veillant maximiser la valeur ajoute et l'alignement avec les priorits institutionnelles.
• Planifier, prioriser et excuter les activits de mise en ?uvre des sous-systmes d'information et maintenir une communication efficace avec les parties prenantes.

Gestion des donnes et des rapports

• Extraire des donnes de diverses sources internes et externes pour prparer des rapports statistiques et analytiques sous forme smantique ou des tableaux de bord synthtiques et interactifs qui soutiennent la prise de dcisions.
• Examiner les donnes des diffrents systmes d'information de faon rgulire pour identifier des lacunes, incohrences et erreurs. Analyser les problmes identifis et leurs solutions possibles. Apporter les correctifs requis.
• Promouvoir activement les bonnes pratiques en matire de scurit et confidentialit des donnes, en assurant leur intgration dans les processus et les plateformes technologiques.
• Dvelopper des structures de rapports et mthodes statistiques pour l'analyse des tendances et appuyer l'atteinte d'indicateurs de rendement. Vrifier l'exactitude des donnes dans les divers systmes d'information tels que uoCampus et Brightspace, qui ont une incidence sur les donnes sur les admissions, les inscriptions, la dclaration d'inscription et les BIU, afin que la dclaration officielle soit le reflet fidle de la ralit.

Essais

• Concevoir et excuter des scnarios d'essai et des essais d'intgration visant satisfaire les besoins oprationnels et les besoins des utilisateurs finaux, notamment en exploitant les modules B.I. (Business Intelligence).

Documentation

• Prparer des rapports techniques et des guides d'utilisation pour documenter le dveloppement des systmes et aider les utilisateurs se servir efficacement des systmes mis en place.
• Tenir des documents sur la fonctionnalit des applications et sur les diverses transactions testes, en consignant des renseignements sur les diffrents niveaux d'erreurs; regrouper les demandes de service, les registres de problmes et les amliorations aux systmes dans les versions successives, l'intention du secteur oprationnel.

Formation et soutien

• Former les employs dans l'utilisation de nouveaux systmes ou suivre les nouvelles procdures que ce soit par voie de capsules d'informations, documents physiques, formation en prsentiel ou vido ou par d'autres moyens appropris.
• Offrir des conseils d'expert aux clients sur l'utilisation des systmes. Traiter diverses demandes spciales des clients, y compris le tlversement ou l'extraction de donnes et la gestion de systmes spcialiss.

Services de scurit

• Faire enqute sur les bris de scurit, recommander des mesures correctives et les mesures de scurit ncessaires pour assurer l'intgrit des donnes.

Amlioration continue et gestion du changement

• Suivre les technologies mergentes et contribuer la planification des initiatives d'amlioration continue des processus et des systmes d'information.
• Mettre en ?uvre le changement rsultant de l'amlioration des systmes existants ou de l'implantation de nouveaux sous-systmes d'information.
• Appuyer le secteur des oprations dans la mise en ?uvre des modifications aux procdures existantes.

Formation, connaissances, exprience et qualits essentielles

• Diplme universitaire en informatique, en systmes d'information de gestion ou dans un domaine connexe, ou exprience pertinente quivalente
• Au moins trois (3) annes d'exprience en soutien la satisfaction des besoins en TI d'units oprationnelles
• Connaissance de PeopleSoft Campus Solutions d'Oracle
• Connaissance approfondie du milieu universitaire, de sa gouvernance, des rglements et processus scolaires, ainsi que des programmes d'tudes
• Connaissance des principes informatiques et comprhension des processus et des cycles oprationnels
• Connaissance des mthodes et pratiques de gestion de projet
• Connaissance des normes et pratiques exemplaires de l'industrie
• Connaissance des principes de comptabilit pour tre en mesure de faire l'arrimage entre les besoins oprationnels et les besoins financiers
• Excellente comprhension des structures, des thories, des principes et des pratiques relatives aux bases de donnes
• Connaissance des principes et des pratiques exemplaires de scurit et d'accs informatiques
• Capacits d'analyse, pour convertir les exigences oprationnelles en spcifications techniques
• Capacits de mener le travail d'quipes multidisciplinaires dans la conception d'un modle de donnes
• Habilets interpersonnelles avances pour pouvoir poser les bonnes questions, interagir avec les employs de diffrents paliers et livrer la formation de la faon la plus approprie
• Capacits d'organisation, pour pouvoir dterminer la priorit du travail et satisfaire de nombreux dlais stricts
• Capacit de vulgariser des concepts techniques
• Capacit proactive de suivre l'volution technologique
• Bilinguisme - franais et anglais (expression crite et orale)

Les candidats intresss sont pris de soumettre leur application en ligne d\'ici le 2 octobre 2026 23:59pm.

Nous remercions toutes les personnes qui ont pos leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine tape de slection.

Nous souscrivons aux principes de l'quit en matire d'emploi et nous encourageons la participation de tous les Canadiens. Si votre candidature est retenue et que vous croyez avoir besoin de mesures d'adaptation au cours du processus de slection, veuillez-nous en informer. Les renseignements personnels sont protgs conformment aux dispositions de la Loi sur les renseignements personnels.

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